ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING
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TÍTULO DEL TRABAJO "TPOYC7"
CLASE 7
PRENSA Y DIFUSIÓN:
la importancia
Hay cierto tipo de eventos que pueden requerir de una gestión de prensa y difusión. Por lo general pueden ser eventos corporativos de tipo ferias, exposiciones, congresos, o presentaciones de productos, marcas, libros, etc.
Llevar a cabo una buena gestión de prensa puede ser una herramienta imprescindible para ayudar a alcanzar los objetivos propuestos, ya que nos permite divulgar la actividad que esté por realizarse, la que se está llevando a
cabo, o la que se haya realizado, y nos permite también generar algún impacto en una determinada audiencia.
Para dicha gestión se puede contratar a un jefe de prensa que a través de sus acciones y contactos comunicará el evento entre los diferentes medios (tv,radio, gráfica, digital). Pero no siempre el presupuesto alcanza para contratar
a los especialistas, con lo cual podemos ocuparnos nosotros mismos.Para una acción de prensa tradicional tenemos que tener en claro que nuestro mensaje va dirigido a periodistas, quienes, si consideran noticia a nuestro envío, lo publicarán en sus respectivos medios. Ellos serán los intermediarios
entre los organizadores del evento y el público en general.
Hay que tener en cuenta que la gestión de prensa no es hacer publicidad en los medios, sino que el resultado se va a ver en los contenidos periodísticos,no en las páginas de anuncios. O sea, no tiene un fin comercial, sino más bien
un fin comunicativo e informativo.
Consejos para una gestión de prensa
1. El objetivo es que el medio se interese por la información de nuestra gacetilla y la publique.
2. Planificar la campaña. Armar una base de datos con los posibles medios e interlocutores a los que podremos contactar para enviarles nuestro mensaje.
3. Tener en cuenta los días de publicación y frecuencias de los medios para planificar el tiempo de envío y que el evento sea publicado el día planeado.
4. Conocer la segmentación del medio en el que se quiere publicar. Dicho de otro modo, conocer cuál es el público objetivo de ese medio, ya sea por edad, por ubicación geográfica, o nivel socio económico. Esto nos ayudará a decidir si ese medio es conveniente para nosotros o no.
5. Apuntar a periodistas especializados en secciones en las que pueda ser de interés la temática del evento. Si se trata de un evento deportivo,orientar nuestra búsqueda a periodistas deportivos.
6. Molestar lo menos posible al periodista.
7. La gacetilla es lo mínimo que se necesita para empezar la comunicación.Se pueden agregar fotos, audios y videos.
8. En la gacetilla es importante incluir una cualidad distintiva, que aporte una novedad, pero sin olvidar incluir los datos básicos (qué, dónde,cuándo, por qué, cómo). Como extras podemos mencionar a participantes especiales, temas de interés para la comunidad, algún hecho de impacto, o algo creativo que pueda ser de interés para los
medios. La gacetilla es un texto descriptivo e imparcial. Tiene que ser clara y sintética, que sea comprensible desde la primera lectura
9. Si realizas tu evento periódicamente, es bueno generar una relación a largo plazo con los periodistas especializados.
10. El hecho de aparecer en los medios puede hacer que posibles patrocinadores se interesen en el evento.
La gestión de prensa tradicional sirve para sumarle valor a tu evento. Estos serían los pasos a seguir:
1. Envío de gacetilla y/o kits de prensa a los medios.
2. Seguimiento para confirmar publicación.
3. Ofrecer distintas entrevistas.
4. Clipping de prensa. Se realiza al finalizar la campaña de prensa que generalmente termina con el fin del evento. En esta etapa se analizan los resultados y se prepara una carpeta con todos los medios en donde se publicó (con la fecha de publicación incluida).
Conferencia de prensa para la difusión de eventos
se realizan con el fin de comunicar o difundir información
relevante ante los medios de comunicación, y debemos
considerarlos como un evento en sí mismas.
El motivo debe suponer una novedad y debe generar
mucha expectativa. La idea es promover una noticia,
juntando a todos los medios en un sólo lugar. Puede
informarse acerca de detalles de un nuevo producto, de un
concurso, de una nueva imagen, de un evento próximo a celebrarse, etc.
Como organizadores de eventos es una excelente
herramienta de difusión, y una oportunidad
importantísima para afianzar contactos con los medios
de prensa, además de ser una manera económica de
convocatoria para la promoción y divulgación.
Comunicados de prensa, entrevistas y contactos
informales con los medios de prensa, son maneras
excelentes de transmitir un mensaje, pero es en una
rueda de prensa donde se puede dar más información, y hacerla promocionable con más rapidez.
Una conferencia de prensa exitosa es muy positiva en todo sentido. No sólo genera una noticia digna de hacer conocer y difundir, sino que además mantiene muy en alto la moral y el ánimo del grupo organizador.
Paradójicamente, la propia presencia de los medios en una conferencia de prensa la hace más creíble a los ojos de los otros periodistas, y esto hace que la información que se maneje sea más importante como noticia a difundir.
Cómo llevar a cabo una conferencia de prensa
Vamos a conocer a continuación cuales son todos los pasos que debemos contemplar y seguir al momento de querer organizar y llevar a cabo una exitosa conferencia de prensa.
1. En cuanto a la preparación:
La planificación de una conferencia de prensa no lleva mucho tiempo,dada la inmediatez que queremos para que la noticia se propague.
Lo más importante es contar con información concreta y relevante para transmitir, que justifique la presencia de periodistas y medios de prensa.
Generalmente se realiza en salones de hotel. Debe procurarse un lugar conveniente, de fácil acceso para la prensa, ya que la dinámica de ellos les exige celeridad y versatilidad.
Los mejores días para realizar una conferencia de prensa son los martes,miércoles o jueves. Si se organiza un lunes son muchos días antes para confirmar asistencia, lo que puede conspirar en contra de garantizar suficiente convocatoria; y viernes es demasiado cerca del fin de semana, lo que puede retrasar la difusión de la noticia, o la misma diluirse en su efectividad de llegada al público que buscamos informar.
La mejor hora para programar una conferencia de prensa es entre las 10:00 y 11:00 de la mañana. Con ello aseguraremos la máxima convocatoria y cobertura de los medios. De todas maneras, siempre la prioridad estará en eventuales noticias del día que podrán opacar nuestro evento, pero esto es imposible preverlo.
La persona responsable del protocolo estará a cargo de supervisar todo lo referente a las invitaciones y notas de prensa, su redacción, y llegada a destino. Deberá ser selectivo a la hora de elegir los medios a invitar, y
en determinar la persona adecuada a invitar dentro de cada organismo de prensa.
Es bueno tener una base de datos regularmente actualizada para tener los cambios de personal y responsables, vigente. Este es un ejercicio que
nos mantendrá en contacto personalizado y privilegiado con los periodistas más importantes.
Unos días antes del evento se enviará el comunicado de prensa con la invitación, y se hará un primer seguimiento un par de días antes de la conferencia. Es muy bueno realizar un segundo seguimiento el mismo día del evento un par de horas antes del inicio.
Pese a que la conferencia no puede extenderse demasiado por exigencias laborales de reporteros, camarógrafos y fotógrafos, la misma debe ser de calidad, para asegurarnos que realmente disfruten de la
asistencia.
2. En cuanto al salón:
Debe ser suficientemente amplio para dejar pasillos libres al centro, a los costados y adelante, y así poder ubicar cámaras de TV, camarógrafos,y fotógrafos.
La decoración debe ser muy sobria, con plantas ornamentales sencillas y armónicas.
Se debe considerar muy buena acústica, amplificadores de sonido,parlantes, micrófonos, y todo servicio de comunicación disponibles para los periodistas, además de elementos de proyección y reproducción.
Disponer de suficiente cantidad de asientos confortables, y tener acceso a agua, té o café en todo momento.
Los conferencistas deberán estar a mayor altura, para atraer la atención y facilitar mejores planos de fotografía. El podio colectivo estará compuesto por una mesa larga con un mantel de paño o terciopelo hasta el piso, para evitar ver las piernas de los entrevistados.
En el mismo puede grabarse un logotipo comercial o institucional.
Banners y mantas de patrocinadores acompañarán el escenario.
Deben disponer de suficientes micrófonos, y adicionalmente 2 inalámbricos para las preguntas de los invitados.
3. En cuanto a los oradores:
El contar con un agente de prensa ayudará a generar el interés suficiente en periodistas y asegurarnos una mayor convocatoria, ya que antes del evento estará detrás del seguimiento de las asistencias.
Durante la conferencia de prensa será moderador de la misma, por lo que es importante que tenga habilidad de comunicador, experiencia con la prensa, y domine el tema a tratar.
Los conferencistas también deberán estar en pleno conocimiento de la información que se brindará, y, sobre todo, bien preparados a responder las distintas preguntas de los periodistas. Se debe tener carisma suficiente y estar bien informados para incluso responder a temas relacionados al de la conferencia.
Es muy importante en este tipo de eventos hablar con la prensa y responder a sus preguntas, y sobre todo dar el mensaje en forma bien clara y precisa. La clave del éxito en un buen orador es recordar 5 puntos importantes a detallar en un máximo de 7 minutos de exposición. Los
puntos por escritos a modo de guion ayudarán a no desviarse del tema central. La cantidad de oradores no debería superar los 4, incluyendo al moderador.
4. En cuanto a la dinámica:
Recibir a los miembros de prensa conforme llegan y llevar registro de las asistencias.
Procurar la puntualidad en el inicio del evento y no atrasarlo más de 5 minutos por respeto a la agenda de la prensa.
El moderador dará la bienvenida a los asistentes, presentará el tema y a los participantes.
Cada conferencista tomará la palabra, y luego de todas las
presentaciones, el moderador atenderá las preguntas de la prensa, o bien dirigirá la misma al conferencista más indicado para contestar en cada caso.
Es recomendable sembrar preguntas en un par de periodistas antes del evento, para promover a partir de allí el flujo de preguntas generales.
Igual de recomendable es facilitar el espacio y ambiente para fotografías.
La conferencia no debería excederse de los 50 minutos.
5. En cuanto al “Press Kit” (kit de prensa)
Desde protocolo se confeccionará material complementario para entregar a la prensa que asista, como apoyo informativo a los periodistas. El paquete con información contendrá datos adicionales y
complementarios, apoyo fotográfico, y en ocasiones incluirán un obsequio.
6. En cuanto al Brunch:
Estará estipulado en las invitaciones y se dará seguidamente de la rueda de prensa, por no más de 1 hora.
Ideal un servicio de pie, de bocadillos salados y dulces, acompañados de jugos naturales o agua mineral.
Dado lo dinámico y agitado en la agenda de los profesionales de la prensa, el ofrecer un brunch incrementará las chances de asistencia, y
además será un gesto de respeto y agradecimiento por parte de los organizadores hacia los periodistas y medios de prensa en general.
Lo más rescatable en esta instancia es poder permanecer un tiempo adicional y de manera informal, conversando conferencistas y periodistas, afianzando contactos, y pudiendo generarse futuras entrevistas de mayor profundidad.
7. En cuanto al después:
Será muy valioso a futuro dedicar un tiempo a establecer contacto nuevamente con quienes asistieron a la conferencia. De lograr una buena empatía, ellos nos tendrán presente toda vez que necesiten información del tema, y seguramente responderán siempre que se les contacte.
A través del registro de asistencia, sabremos quienes no llegaron a la conferencia, sin embargo, estamos siempre a tiempo de hacerles llegar el press kit y ver de contactarlos con al menos uno de los conferencistas,para lograr de todas maneras una nota.
Es muy recomendable asistir a un par de conferencias de prensa para estudiar la dinámica y detalles que pueden ser de mucha utilidad.
La difusión de un evento: EL ANTES
En cuanto a la difusión de un evento, hoy en día contamos con varias herramientas de las cuales nos podemos valer. Veamos cuáles de ellas tienen que ver con la etapa anterior al desarrollo de un evento (el “antes”).
1. Crear una página web del evento
El diseño de un buen “microsite” o “landing page”
promocional, atractivo y con la información del evento de
manera detallada, ofrece gran libertad a la hora de
explicar el evento, presentar a los ponentes, mostrar el
lugar, el programa, enlace a la adquisición de entradas,
etc. Es la carta de presentación al mismo y el lugar donde
se centraliza gran parte de la comunicación y la
información con los asistentes, tanto antes como durante
y después del evento.
No te olvides de incluir los botones de compartir en redes sociales, ya que ayudarán a tener una mayor difusión.
2. Crear un evento en redes sociales
Crear el evento en Facebook es una buena ayuda para dar a conocer el acto, ya que permite compartirlo y aparece en el “timeline” de los amigos de los asistentes. Hay que tener en cuenta que no todos los que le dan al botón de
«Asistiré» terminan asistiendo realmente al evento, lo cual es un poco frustrante. Para tratar de contrarrestar esto es habitual caer en el error de bombardear a amigos con invitaciones al evento.
Cuántas veces nos ha fastidiado por ejemplo el
mensaje “Se ha actualizado la foto de portada del
evento”. Por esta razón es necesario asegurarse que
tanto el texto como los datos y la imagen del evento
son correctos para evitar fastidiar con mensajes
molestos a los invitados y les dé la tentación de darse
de baja.
Otra opción de difusión muy utilizada hoy en día es la de generar acuerdos con influencers para que hagan promoción entre sus seguidores.
3. El calentamiento en las semanas previas
Una manera de hacer atractivo el evento antes de que se celebre, es calentar antes con contenido acerca de lo que se va a vivir. Breves entrevistas a los ponentes, posts con contenido exclusivo, asistentes confirmados, etc. que se
dinamizarán y aumentarán el interés de las personas por asistir al evento.
4. Los tickets o entradas
Una buena manera de calcular la asistencia al evento
es poner a disposición del público la adquisición de
entradas. Hay plataformas que permiten gestionar las
entradas y compartirlas en Facebook, Twitter o en la
website. Las entradas pueden ser de pago o gratuitas,
pero de ambas maneras, permitirá tener una idea más
aproximada de las personas que asistirán.
5. Elegir un buen hashtag
El hashtag servirá para seguir la conversación tanto de los asistentes como de aquellas personas que no han podido acercarse al evento y lo sigan por las redes sociales o por streaming.
Hay un ABC de cómo debe ser un hashtag: que sea corto, memorable, que se explique por sí sólo y que sea claro. Pero no es de extrañar que, a lo largo del evento, surjan hashtags paralelos haciendo alusión a algún hecho divertido o
con el único fin de resaltar algún aspecto de la organización.
La difusión de un evento: EL DURANTE
1. Realizar una cobertura en directo por streaming
Uno de los principales objetivos de un evento es llegar al mayor número de personas posibles. Esto beneficia en gran medida a los patrocinadores,colaboradores, ponentes y organizadores. Para llegar al máximo número de
personas y conseguir una gran difusión el mejor aliado es el “streaming”, es decir, hacer una retransmisión en directo vía redes sociales. La cobertura del evento por Internet multiplica de manera exponencial su alcance, y consigue
llegar a rincones y personas que de otra manera sería imposible.
Se podría decir que ya no hay eventos locales. Con la
retransmisión en streaming, el evento
alcanza carácter global y permite a las personas que
no han podido acercarse al evento seguirlo como si
estuvieran presentes, comentarlo a través de las
redes sociales e incluso participar en el mismo
lanzando preguntas a los ponentes con la ayuda del
hashtag y la dinamización.
Además, el streaming podrá quedar bajo demanda al acabar el acto a disposición de asistentes, ponentes, invitados y cualquier persona interesada en los contenidos del evento. Es decir, no sólo permite poder seguir el evento
en directo, sino que ofrece la posibilidad de revivirlo una vez concluido, rememorar los momentos más relevantes y volver a escuchar, comentar y compartir en los medios de comunicación social las ponencias más interesantes, con todos los beneficios que esto conlleva para sus
organizadores y participantes.
2. Monitorizar la audiencia del streaming
El streaming permite monitorizar la audiencia, lo cual es bueno para saber cuándo se conectan y se desconectan las personas a la retransmisión. Esto ayuda a la organización a saber qué ponentes o momentos del evento son más
interesantes que otros y poder tomar decisiones con más criterio para futuros eventos.
No es de extrañar que la retransmisión por streaming sea una de las opciones más valoradas y tenidas en cuenta en la
actualidad, por todo al potencial que tiene, el alcance, y por sobre todo, por ser una herramienta gratuita y fácil de utilizar para cualquier persona.
3. El WiFi para los asistentes
Es imprescindible asegurarse de que el lugar donde se va a celebrar el evento disponga de una buena red wifi a la que se puedan conectar los invitados. Estopermitirá que puedan publicar sus tuits, fotos, vídeos y demás contenidos del
evento y ayudará a que éste gane relevancia.
4. La conversación en las redes sociales
La conversación en un evento puede darse sobre los aspectos más insospechados. Desde el tema de una ponencia, o el lugar en el que se está celebrando el acto, hasta ese momento en el que el ritmo del evento baja y los
asistentes prefieren entretenerse con cualquier cosa.
Una de las funciones del hashtag es la de monitorizar.
Hay que vigilar la conversación tanto en el hashtag oficial
como en los paralelos para mejorar los aspectos del
evento o ayudar a entretener a los invitados si,
efectivamente, ese ponente es un poco aburrido.
Si el lugar dispone de una pantalla de gran tamaño, es imprescindible usarla para poner un back channel con los tuits que se generan bajo el hashtag del evento. Esto ayuda a animar la conversación en tiempo real ya que los
asistentes ven reflejados sus comentarios en la pantalla y permite que el hashtag oficial adquiera más relevancia y que los asistentes se mantengan más atentos y expectantes.
La difusión de un evento: EL DESPUES
Si pensabas que la difusión del evento se termina junto con el evento, déjame decirte que esto no es así. Aún después de terminado todavía es posible hacer eco del evento, ¿y esto como sería?
Durante los días posteriores al evento podemos recopilar las fotos hechas durante el mismo, redactar un post resumen y poner bajo demanda el streaming de las diferentes ponencias para que las pueda ver cualquier
persona, haya o no asistido al acontecimiento.
Todo este contenido nos servirá para dinamizar en los diferentes medios de comunicación social en Internet y que el evento gane repercusión de cara a su siguiente edición.
Pero claro, después de un evento, en lo último en lo que se piensa es en el siguiente. ¿O sí?
TRABAJO PRÁCTICO
A)EXPLICAR LAS ETAPAS DE DIFUSIÓN
B)DEFINE COMO LLEVARÍAS A CABO UNA CONFERENCIA DE PRENSA
